Im Tagesgeschäft kommt es in der Reinigungsbranche auf Schnelligkeit, Verlässlichkeit und Genauigkeit an. Doch wie sieht es bei der Software für die Gebäudereinigung aus? Im folgenden Artikel beleuchten wir, worauf es bei einer guten Software für die Auftrags- und Zeiterfassung ankommt und stellen Ihnen die passende Lösung von IOTIQ, MobiTime, vor.

Wie wähle ich eine passende Software für die Gebäudereinigung aus?

Die Digitalisierung macht auch vor Reinigungsfirmen nicht Halt, doch es gibt noch immer erstaunlich viele Reinigungsunternehmen, deren Mitarbeitende nach wie vor mit Stift und Papier einzelne Aufträge dokumentieren. Dass dabei oft Fehler passieren, Daten vergessen werden und auch die Übertragung und Auswertung der Daten viel Zeit verschlingt, ist dabei selbstverständlich. Aus diesem Grund sollten Gebäudereinigungsunternehmen, auch wenn sie nur wenige Mitarbeitende beschäftigen, über die Einführung von spezieller Software zur Arbeitserleichterung nachdenken.

Wie wählen Sie die beste Software aus?

Es ist dabei nicht leicht, aus der Vielzahl der vielen Angebote von Software für die Gebäudereinigung das Richtige auszuwählen. Während Ihrer Recherche können Sie folgende Fragen als Anhaltspunkte nutzen:

1. Welche Aufgaben sollen mit der Software erledigt werden?

Achten Sie darauf, dass die Software auch branchenspezifische Funktionen abdeckt.

2. Wie viele Teammitglieder sollen die Software nutzen?

Bedenken Sie, was passiert, wenn sich das Team verändert: Können Nutzer*innen schnell und einfach angepasst werden? Ist die Lösung skalierbar für mehr oder weniger Nutzer*innen?

3. Wie hoch ist Ihr Budget?

Oft gibt es neben der initialen Einrichtungsgebühr noch Gebühren für Lizenzen und den Support. Stellen Sie sicher, dass Sie alle diese Kosten im Blick haben.

4. Welches Support-Level benötigen Sie?

Je nachdem, ob Sie selbst technische Kenntnisse oder einen IT-Admin in der Firma beschäftigen, variiert das Support-Level. Wenn Sie mehr Support benötigen, dann ist es sinnvoller, wenn Sie eine Lösung wählen, die einen Full-Service Support bietet.

Software für Gebäudereinigung: Welche Features sind sinnvoll?

Eine spezialisierte Software für die Gebäudereinigung vereinfacht nicht nur die Auftragserfassung, sondern optimiert auch die gesamte Betriebsorganisation. Mit den richtigen Funktionen sparen Sie Zeit, steigern die Kundenzufriedenheit und bleiben wettbewerbsfähig.

Sinnvolle Features einer solchen Software sind zum Beispiel:

1. Digitale Auftragserfassung

Eine effiziente Auftragserfassung für Reinigungsunternehmen ist entscheidend, um Arbeitsprozesse zu optimieren. Kunden- und Objektlisten sollten einfach und unkompliziert eingepflegt und bei Bedarf geändert werden können.

2. Termin- und Einsatzplanung

Ihre Mitarbeitenden müssen stets wissen, wo ihr nächster Auftrag stattfindet. Einsatzpläne auf Papier sind dabei nur hilfreich, solange alles so läuft wie geplant. Sobald sich jedoch Änderungen ergeben, ist die Umplanung ohne digitale Lösung schwierig. Achten Sie also darauf, dass sich Änderungen in der Einsatzplanung unkompliziert und vor allem schnell einpflegen lassen.

3. Live-Tracking von Einsätzen

Mit einem GPS-basierten System können Sie in Echtzeit verfolgen, wo Ihre Reinigungsteams arbeiten. Das steigert die Transparenz und Effizienz. Auch können Sie so einsehen, im Falle eines Ausfalls, wer von Ihren Mitarbeitenden in der Nähe ist und gegebenenfalls den Auftrag übernehmen könnte. MobiTime bietet hierfür z.B. eine praktische Kartenansicht.

4. Mobile App für Mitarbeitende:

Eine mobile Anwendung ermöglicht es Ihren Reinigungskräften, Aufgabenlisten einzusehen, Arbeitszeiten zu erfassen und Fotos von abgeschlossenen Arbeiten hochzuladen. Achten Sie dabei darauf, dass die App einfach bedienbar ist, damit auch technisch weniger versierte Mitarbeiter*innen gut damit arbeiten können.

5. Berichterstattung und Analysen:

Ein weitere wichtige Funktion für Software für Reinigungsfirmen ist die Möglichkeit, die erledigten Aufträge schnell zu übermitteln und eine Plattform zur Verfügung zu stellen, mit der man diese, inklusive aller Daten, direkt einsehen und gegebenenfalls herunterladen kann. Dies macht die Auswertung der Datensätze deutlich effizienter und effektiver. 

MobiTime: Alle Aufträge digital und datenschutzkonform erfassen!

In der Reinigungsbranche sind Effizienz, Präzision und klare Kommunikation entscheidend. Doch viele Unternehmen kämpfen mit einer Vielzahl von Herausforderungen:

• Missverständliche Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften führt zu Verzögerungen und Frustrationen.
• Manuelle Zeiterfassung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, was zu falschen Abrechnungen oder rechtlichen Problemen führen kann.
• Die Verwaltung von mehreren Teams und Standorten setzt hohe organisatorische Anforderungen voraus und birgt das Risiko von Planungsfehlern.
• Gesetzlich vorgeschriebene systemische Zeiterfassung erfordert ein zuverlässiges und revisionssicheres System.
• Aufwändige Dokumentation und Nachverfolgung von administrativen Unterlagen erschweren die täglichen Abläufe und belasten die Effizienz.

Hier setzt MobiTime an. Diese innovative Software wurde speziell entwickelt, um die typischen Probleme in der Reinigungsbranche zu lösen und Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren.

Die richtige Software für die Gebäudereinigung: Wie MobiTime die Herausforderungen meistert

1. Klare und verschlankte Kommunikation
Mit MobiTime werden Missverständnisse minimiert. Mitarbeitende und Führungskräfte können über eine zentrale Plattform kommunizieren. Informationen zu Aufträgen, Änderungen oder Einsatzplänen werden in Echtzeit bereitgestellt, was die Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Zusammen mit Anwendungen wie zum Beispiel MobiVisor Messaging wird die Kommunikation noch einfacher.

2. Zeitersparnis durch digitale Zeiterfassung
Die App ermöglicht eine schnelle und einfache Zeiterfassung direkt vor Ort. Mit wenigen Klicks werden Arbeitszeiten digital erfasst und automatisch verarbeitet – fehlerfrei und ohne Datenverluste. Dies spart Zeit und gewährleistet eine präzise Abrechnung.

3. Effiziente Verwaltung von Teams und Standorten
MobiTime bietet eine zentrale Plattform, über die alle Einsatzpläne, Routen und Teamübersichten organisiert werden können. Egal, wie viele Standorte oder Teams ein Unternehmen betreibt, die Software sorgt für Übersicht und Struktur.

4. DSGVO-konforme und sichere Datenübertragung
Die Software schützt sensible Mitarbeiter- und Unternehmensdaten vor Verlust oder unbefugtem Zugriff. Alle Daten werden DSGVO-konform übertragen und gespeichert, was rechtliche Sicherheit gewährleistet.

5. Verschlankte administrative Prozesse
MobiTime reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Dokumente und Informationen können digital gespeichert und nachverfolgt werden. So entfallen zeitaufwändige Papierarbeiten und ineffiziente Abläufe.

Fazit

MobiTime ist mehr als nur eine Software – es ist ein Gamechanger für Reinigungsunternehmen. Durch die Kombination aus zentraler Verwaltung, digitaler Zeiterfassung und optimierter Kommunikation sorgt MobiTime für reibungslose Abläufe, spart Zeit und minimiert Fehler.

Unternehmen, die auf MobiTime setzen, profitieren von einer gesteigerten Effizienz, klareren Strukturen und der Sicherheit, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. MobiTime ist die Lösung, die Ihre Reinigungsprozesse auf ein neues Level hebt