Teil 2: Anpassung Ihres MDMs an die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens und die Aufnahme und Registrierung neuer Nutzer*innen.

In unserer neuen Blogartikel-Serie nehmen wir Sie mit in die Welt des Mobile Device Managements (MDM) und beantworten häufig gestellte Fragen rund um das Thema MDM. Lesen Sie in diesem Teil, wie ein MDM nicht nur von den Funktionen, sondern auch visuell an die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann und wie Sie jederzeit remote Nutzer*innen hinzufügen können.

Eine Software sollte Ihren Anforderungen entsprechen

Auch wenn verschiedene Unternehmen in derselben Branche arbeiten, so sind sie dennoch nie gleich, was Ihre Unternehmensstruktur, Arbeitsprozesse und Mitarbeitenden betrifft. Daraus resultieren unterschiedlichste Anforderungen, welche mit Hilfe von Softwarelösungen erfüllt werden sollen.
Individualisierbare Lösungen sind dabei besonders gefragt - stellen diese doch sicher, dass das Unternehmen die Software nahtlos in die bestehende Struktur einpassen kann und die Prozesse sich dort integrieren lassen.
(Wenn es natürlich für bestimmte Aufgaben noch keinen Prozess gibt, oder dieser digitalisiert werden soll, kann es jedoch auch manchmal hilfreich sein, sich die Schritte anzunehmen, die eine Software vorgibt. Wie sie eine Software bestmöglich integrieren, können Sie hier nachlesen.)

Bei vielen Softwarelösungen ist es mittlerweile gang und gäbe, dass bestimmte Funktionen aus-oder eingeblendet werden können, oder dass das optische Erscheinungsbild den Vorlieben nach angepasst werden, zum Beispiel mit einem Dark-Modus oder mit der Möglichkeit Farben auszuwählen.
Sinnvoll ist eine individuelle Anpassung also immer dann, wenn man einen großen Funktionsumfang übersichtlicher gestalten möchte oder die Benutzeroberfläche besonders nutzerfreundlich gestalten möchte.

Passen Sie das Erscheinungsbild Ihres MDMs an

Auch bei MobiVisor verfolgen wir den Grundsatz, dass die Software möglichst gut die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kund*innen widerspiegeln sollte.
Aus diesem Grund können Sie bei MobiVisor MDM einige Einstellungen vornehmen, um das Erscheinungsbild des MDMs nach Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Im folgenden Abschnitt haben wir zusammengetragen, welche dies sind und warum sie sinnvoll sein können:

Logo

In Ihrer persönlichen MobiVisor Webdomain können Sie unter den Einstellungen > Systemeinstellungen > Anpassen verschiedene Anpassungen vornehmen. Ändern Sie das Logo Ihrer Webdomain zu Ihrem Unternehmenslogo. Dies sorgt für ein Erscheinungsbild, welches mit dem Corporate Design vereinbar ist.

Dashboard

Unter den Einstellungen können Sie das persönliche MDM Dashboard für Ihr Unternehmen anpassen. Sie können auswählen, welche Informationen Sie auf den ersten Blick sehen wollen.
Dadurch können Sie z.B. direkt den Status der Geräte erfassen, eine Übersicht über verwendete Betriebssysteme aufrufen und vieles mehr.

Android App:

Die Webdomain geht Hand in Hand mit der MobiVisor App. Dementsprechend können Sie auch die App für Ihre Vorlieben anpassen. Unter Einstellungen > Systemeinstellungen > Anpassen > Android Thema können Sie das Unternehmenslogo innerhalb der App anpassen und dieses auch einblenden lassen, wenn das Gerät verloren gegangen ist und in den Lost-Modus versetzt wurde. Des Weiteren können Sie einen persönlichen Hintergrund für alle Geräte auswählen und auch das Farbschema der MobiVisor App z.B. passend zu Ihren Unternehmensfarben anpassen.

Ihr Unternehmen ist dynamisch - Ihr Mobile Device Management ist es auch

Die stetige Weiterentwicklung gehört zu jedem Unternehmen dazu - seien es Prozesse, Verbesserungen der Software oder auch neue Mitarbeiter*innen. Zu einem gelungenen Onboarding gehört auch, dass jeder und jede Mitarbeitende ein eigenes Gerät erhält. Dieses muss natürlich in das bestehende MDM eingebunden und über dieses verwaltet werden.

Wie werden neue Geräte und Nutzer*innen hinzugefügt?

Bei MobiVisor MDM können Sie jederzeit neue Nutzer*innen hinzufügen. Dafür rufen Sie entweder Benutzer > Hinzufügen auf, oder importieren neue Kontakte aus einer CSV Datei.
Bei beiden Schritten können Sie die neuen Nutzer*innen direkt in die entsprechenden Gruppen einpflegen. Über diese Gruppen werden im Anschluss auch alle Richtlinien angewendet. Die Nutzer*in des mobilen Gerätes muss weder Apps herunterladen, noch deren Installation erlauben.
Nachdem der oder die Nutzer*in angelegt wurde, werden die dazugehörigen Geräte einfach per QR Code registriert.
Sobald die MobiVisor App erfolgreich eine Verbindung zum MDM herstellen konnte, werden alle Einstellungen, die für diesen Nutzer*in im MDM getätigt wurden automatisch übernommen.
Besonders praktisch ist hierbei die Möglichkeit, mehrere Geräte auf einen Nutzer oder eine Nutzerin registrieren zu können - z.B. wenn im Unternehmen sowohl Handys als auch Tablets genutzt werden.

Akzeptanz für ein Mobile Device Management schaffen - und Datenlecks vermeiden

Jede*r, der oder die IT Systeme verwaltet, weiß dass der entscheidende Risikofaktor oftmals nicht die Software ist, sondern der Mensch der diese bedient. Auch bei einem MDM verhält es sich nicht anders: Nutzer*innen kann das Verständnis fehlen, warum sie Ihre Geräte (ob selbst mitgebracht oder vom Unternehmen erhalten) nicht uneingeschränkt nutzen dürfen. Eine Sicherheitsrichtlinie und eine entsprechende Schulung dazu können hier zumindest bewirken, dass den Nutzer*innen klar wird, dass Datendiebstahl und daraus resultierende Schäden nicht zu unterschätzen sind. Des Weiteren muss auch über Sinn und Zweck eines MDMs aufgeklärt werden: Es geht nicht um Spionage, sondern um Absicherung.
Ist es einmal vollbracht, dass die Nutzer*innen das MDM als integralen Bestandteil ihrer Arbeit akzeptieren, geht man natürlich nicht davon aus, dass sie mutwillig versuchen werden, dieses wieder loszuwerden. Aber: wie schnell passiert es, dass Apps unabsichtlich gelöscht werden?
Aus diesem Grund ist es bei reinen Unternehmensgeräten nicht möglich, die MobiVisor App manuell zu deinstallieren. Auch kann mithilfe von Richtlinien verhindert werden, dass das Gerät einfach auf Werkseinstellungen zurückgesetzt und somit die App gelöscht wird.
Bei BYOD (Bring Your Own Device) ist dies allerdings nicht möglich: einen solch tiefgreifenden Eingriff in das System lässt Android nicht zu. Stattdessen wird hier eine Benachrichtigung versandt, wenn die Nutzer*in versucht, die MDM App zu deinstallieren.

Stetiges Update verbessert die Sicherheit!

Jede*r Nutzer*in mobiler Geräte weiß, dass das regelmäßige updaten der Betriebssysteme die Funktionsfähigkeit der Geräte erhält und Fehler und Probleme vorbeugt. Bei nicht privaten Geräten, empfiehlt es sich jedoch, diese Aufgabe nicht den Nutzer*innen allein zu überlassen.
Deswegen gibt Ihnen MobiVisor MDM die Möglichkeit, Updates zu kontrollieren.
Bei Apple Geräten können Updates auf bis zu 90 Tage verschoben werden, was hilfreich sein kann, wenn Sie z.B. die Geräte für das Update lieber einsammeln möchten. Auch können Sie einstellen, dass Updates automatisch (ohne weitere Zustimmung der Nutzer*innen) ausgeführt werden oder die Updates auch manuell auslösen und den Status via MDM verfolgen.
Bei Android Geräten sind ähnliche Einstellungen möglich: Updates können einmal für 30 Tage verschoben werden, sie können manuell ausgelöst werden oder es kann ein Wartungsintervall eingestellt werden. In diesem wird das MDM automatisch ein Update an das Gerät senden.
Es empfiehlt sich zudem, auch die MDM App stets aktuell zu halten. Dazu stellen Sie unter Apps > Liste > Bearbeiten einfach ein, dass ein Auto-Update erfolgen soll.
Alternativ lässt sich ein App Update auch manuell an die Geräte senden.

Es kommt auf die eigene Situation an

Sie sehen also, dass es viele Wege gibt, ein MDM zu bedienen. Daher ist es besonders wichtig, im Vorfeld zu erörtern, welche Nutzungsszenarien in Ihrem Unternehmen eintreffen und die Mobile Device Management Strategie danach auszurichten. Je nach persönlichen Anforderungen ergeben sich Vorgehensweisen die besser geeignet sind, das Ziel zu erreichen, als andere.